Что такое УПД
. Как расшифровывается и чем отличается от счет-фактуры
При заключении сделок между компаниями вместо стандартных бумаг можно оформить универсальный передаточный документ (УПД). Его используют, чтобы упростить ведение учета и одновременно подтвердить, что исполнитель выполнил свои обязанности. Редакция РБК Life объясняет, что представляет собой УПД, какие существуют его разновидности и чем он отличается от счет-фактуры.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) — это бухгалтерская форма, которая объединяет функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ подтверждает, что товар передан, работы выполнены или услуги предоставлены. Федеральная налоговая служба разрешает использовать УПД, а не несколько отдельных бумаг.
Использование УПД позволяет организациям уменьшить количество документов. Делать это необязательно. Можно использовать и привычные формы (накладные, акты, счета-фактуры). Оформление УПД регулируется Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ [1].
УПД может быть полезен:
- Организациям на общей системе налогообложения (ОСНО). Компании на традиционном режиме налогообложения оформляют УПД со статусом 1.
- Предприятиям, работающим с налогом на добавленную стоимость (НДС). Такой УПД фиксирует сумму НДС и позволяет заявлять вычеты.
- Бизнесу на упрощенной системе налогообложения (УСН). Компании на УСН могут использовать УПД со статусом 2 для учета операций, если их доход ниже установленного лимита.
- Фирмам, использующим электронный документооборот (ЭДО). Электронные версии документов удобны, если все реквизиты объединены в одном файле.
- Государственным учреждениям и крупным корпорациям. Такие организации внедряют УПД для сокращения объема бумажной работы и стандартизации процессов.
- Продавцам импортных товаров, подлежащих прослеживаемости. УПД оформляют при реализации таких товаров юрлицам и ИП, если НДС не уплачивается [2].
Когда отказываются от УПД
Иногда нужно оформлять документы отдельно, даже если используется УПД [3]:
- При получении авансов. В этом случае необходима счет-фактура, но бухгалтерских бумаг к ней нет.
- При корректировке данных. Если изменяется стоимость или количество товара, корректируют только налоговый учет. УПД исправления не допускает, поэтому оформляют корректировочную счет-фактуру.
- При исправлении ошибок. Ошибки в счет-фактуре исправляются оформлением нового документа с теми же датой и номером, но с корректными данными. Для ТОРГ-12 достаточно зачеркнуть неверную сумму, указать правильную и заверить исправление подписью руководителя.
Виды УПД
УПД бывает двух видов: со статусом 1 и 2. Статус 1 применяют, когда документ заменяет и счет-фактуру, и первичный учетный документ. Это удобно для компаний на ОСНО, так как можно учитывать НДС и заявлять вычеты. Статус 2 используют, если УПД выполняет только функцию первичного документа без учета НДС, например, для организаций на УСН. Выбор зависит от налогового режима и необходимости фиксации НДС. Оба статуса упрощают документооборот, но статус 2 не подходит для ситуаций, где требуется налоговый вычет.
Рассмотрим примеры использования:
- Компания «ТехноТрейд» поставляет ноутбуки и смартфоны розничной сети. Поскольку фирма уплачивает НДС, она прибегает к УПД со статусом 1. Так не нужно оформлять акт и счет-фактуру отдельно.
- Фирма «РемСтрой» проводит ремонт офиса заказчика. Она пользуется УПД со статусом 2. Так документ заменяет акт выполненных работ. Поскольку «РемСтрой» не уплачивает НДС, счет-фактура не требуется.
Преимущества и недостатки УПД
Достоинства:
- Позволяет заменить несколько документов одним.
- Сокращает количество ошибок и ускоряет обработку сделок.
- Подходит для бумажного и электронного документооборота.
Недостатки:
- Принимается не всеми компаниями.
- Иногда дополнительно к УПД требуют оригинальные документы (например, при экспорте).
- Из-за ошибок в документе могут отказать в налоговом вычете.
Как выглядит УПД: образец
Образец УПД
В УПД указывают:
- Наименование. Указывается название документа: «Универсальный передаточный документ (УПД)».
- Дата составления. Дата оформления документа, необходимая для налогового и бухгалтерского учета.
- Сведения о сторонах сделки. Информация о продавце и покупателе (наименование, ИНН, КПП, адрес).
- Информация о товарах, работах или услугах. Перечень переданных товаров, оказанных услуг или выполненных работ с указанием единиц измерения и количества.
- Сумма и ставка НДС (при наличии). Стоимость товаров (работ, услуг) и ставка НДС (10%, 20% или «без НДС»).
- Подписи сторон. Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой, при электронном документообороте (ЭДО) могут быть в цифровом формате.
УПД и счет-фактура: в чем разница
Счет-фактура — это документ, применяемый для учета НДС. Он фиксирует только налоговые обязательства и не подтверждает факт выполнения работ или поставки товаров [4].
Универсальный передаточный документ (УПД) совмещает функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Счет-фактуру используют только для учета НДС, она и не подтверждает передачу товаров или выполнение работ. Также УПД содержит больше реквизитов: он фиксирует налоговые и бухгалтерские данные, тогда как счет-фактура — только сведения о НДС. УПД не используют при авансах, корректировках и экспорте, где требуется отдельный счет-фактура.
Пример: ООО «Альфа» продает ткани ООО «Бета». Если компании используют УПД со статусом 1, накладная и счет-фактура не требуются — достаточно одного документа. Если же «Бета» не платит НДС, то используют УПД со статусом 2.
