Что такое ЭДО, какие виды бывают, плюсы и минусы
. Каким компаниям обязательно переходить на ЭДО
По Федеральному закону РФ № 402 «О бухгалтерском учете» компании должны оформлять документом каждый факт хозяйственной жизни, то есть любую операцию, способную повлиять на финансовое положение фирмы [1]. Делают это в бумажном или электронном виде.
Бумажные документы можно потерять или перепутать, их сортировка занимает много времени, поэтому многие компании переходят на электронный документооборот. В сфере грузоперевозок, например, в первом квартале 2024 года это сделали в два раза больше компаний по сравнению с январем—мартом прошлого года [2]. РБК Life вместе с экспертами по электронному документообороту рассказывает, что это такое и как работает обмен документами в цифровом виде.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это система обработки документов в «безбумажном» виде. Онлайн можно работать с договорами, накладными, ведомостями, квитанциями, актами, путевыми листами и другими бумагами [3].
Участниками ЭДО являются юридические и физические лица, которые официально занимаются приносящей доход деятельностью, — хозяйствующие субъекты. Они обмениваются документами через зарегистрированных в России операторов [4].
Компании, которые работают с прослеживаемыми и маркированными товарами по системе «Честный знак» — одеждой, обувью, молочной продукцией, лекарствами, безалкогольными напитками и другими, — обязаны обрабатывать документы электронно. Остальные фирмы могут вести ЭДО по желанию.
Плюсы и минусы ЭДО
Преимущества ЭДО:
- снижается риск потери и повреждения бумаг;
- компания может заключать сделки быстро, за несколько минут;
- сокращаются расходы на печать, доставку и хранение документов;
- руководителю легче дисциплинировать сотрудников, отслеживать прогресс их работы над документами;
- сохраняется конфиденциальность важных данных: у разных сотрудников может быть разный доступ к документам;
- нужный документ можно быстро найти в любой момент, работа с бумагами становится более прозрачной и отслеживаемой;
- можно работать с документами удаленно — например, если сотрудник в командировке или в случае форс-мажора вроде пандемии.
Недостатки ЭДО:
- обязательно нужен компьютер, подключенный к корпоративной сети;
- политика в области электронной подписи сложная и часто меняется, ее нужно постоянно отслеживать.
«Переход на ЭДО — несложная вещь сама по себе. С технической точки зрения перейти в электронный формат можно буквально за день.
Главный недостаток — это необходимость отказаться от привычек и перестроится под новые процессы. Если мы говорим о крупных компаниях, которые хотят реализовывать масштабные проекты, стоит учесть первоначальные затраты на внедрение системы и время на обучение сотрудников. Как только это произойдет, останутся только плюсы».
Многие компании тратят средства на структурирование, хранение и доставку бумажных документов. Без этих процессов, по словам генерального директора компании «Цитрос» Кирилла Соколова, организация со штатом около 10 тыс. сотрудников может экономить 700 млн руб. в год.
Однако вводить электронный документооборот выгодно не всем компаниям. Проверить, насколько окупятся изменения, можно в бесплатном калькуляторе от ФНС. Он покажет, сколько и в течение какого срока компания сэкономит после перехода на ЭДО.
Виды ЭДО
Между контрагентами, которые уже использовали или начинали настраивать роуминг, связь налаживается в течение двух дней
Внутренний ЭДО
Внутренний ЭДО — хранение документов компании в цифровом виде: с электронной подписью, без обязательного дублирования на бумажном носителе [5].
Работодатели, работники и соискатели могут оформлять, подписывать и хранить в электронном виде связанные с работой документы, например трудовой договор или приказ о применении дисциплинарного взыскания [6].
Внешний ЭДО
Внешний ЭДО — взаимодействие с контрагентами, то есть участниками сделки. Ими могут быть поставщики, подрядчики, партнеры по бизнесу, другие юридические и физические лица.
Если у контрагентов разные операторы ЭДО, обмен документами называют роумингом. Между контрагентами, которые уже использовали или начинали настраивать роуминг, связь налаживается в течение двух дней. В остальных случаях операторы устанавливают ее до 20 дней [7].
ЭДО B2G
ЭДО B2G (business to government) — это электронный документооборот «от бизнеса государству». В его рамках компании отправляют государственным организациям отчетные документы и ответы на запросы.
У контролирующих органов появляется доступ к бумагам, в которых регистрируют хозяйственные операции, — первичным документам. Благодаря этому уменьшают объемы обязательной отчетности: контролирующие органы могут обращаться за информацией к органам государственной власти, а не самим субъектам.
Как работает ЭДО
Работа с документами происходит на сайте оператора.
- Отправитель создает документ по шаблону или импортирует с устройства.
- Отправитель ставит электронную подпись и отправляет бумагу получателю.
- Получатель проверяет документ и подписывает его со своей стороны.
После подписания обеими сторонами документы хранят на сервере оператора. Данные при этом в безопасности: система сама проверяет подлинность подписи, а доступ к документу зависит от роли, прав и полномочий пользователей.
Для перехода на ЭДО и работы с ним крупные компании с большим объемом документов могут нанять специалиста. В малом и среднем бизнесе документооборотом обычно управляют люди, которые задействованы в рутинных процессах: бухгалтеры, менеджеры по продажам, руководители.
Операторы ЭДО: какие есть и как выбрать
Оператора для обмена документами можно выбрать в реестре ФНС
Оператора для обмена документами можно выбрать в реестре ФНС. Один из ориентиров — рейтинг, который присваивается по количеству настроенных соединений. С помощью фильтра также можно проверить наличие приостановок работы оператора и исключений из реестра.
При выборе учитывайте, что не все системы автоматически предоставляют отчетность в ФНС и поддерживают международный обмен документами. Также лишь некоторые из списка являются операторами Минтранса России и операторами ЭДО для маркировки [8].
«Документооборот — это жизнь компании. Когда мы отдаем важные документы операторам, мы должны быть уверены в том, что квалифицированная помощь всегда доступна. Поэтому при выборе оператора одним из главных критериев считаю наличие поддержки клиентов: технической, методической, информационной. Чтобы могли быстро понять проблему и найти решение как для рядового работника, так и для председателя совета директоров».
В 2022 году маркетинговое агентство «РБК Исследования рынков» на основе более 100 критериев подготовило рейтинг российских систем кадрового электронного документооборота (КЭДО), в который включили всех ведущих операторов.
Как перейти на электронный документооборот
«Если просто: взять и перейти. Достаточно зарегистрироваться в системе, пригласить контрагентов и отправить первый документ.
Если чуть сложнее, то:
- оцените объем документооборота, определите, какие документы переведете в электронный формат, какие подразделения будут иметь доступ к ЭДО;
- выберите оператора — выберите того, кто подходит под задачи вашего бизнеса, а затем оформите с ним договор;
- настройте интеграцию с учетной системой, если нужно, — например, 1С, SAP или Oracle;
- организуйте обучение для сотрудников, которые будут работать с ЭДО — это может быть как внутреннее обучение, так и тренинги от оператора;
- проведите тестирование системы на небольшом объеме документов — после этого можно переводить все согласованные документы в электронный формат».
ФНС предлагает компаниям два сценария перехода на ЭДО: быстрый и комплексный. Подробнее с этими рекомендациями можно ознакомиться на сайте службы.
Быстрый переход подойдет бизнесу с объемом менее 10 тыс. документов в год. По нему удобно работать с контрагентами — например, самозанятыми исполнителями. Быстрый переход на ЭДО длится не более четырех недель, потому что фирма пользуется готовым универсальным решением: формирует перечень документов и уполномоченных подписать их лиц, подключается к оператору, получает электронную подпись и настраивает систему.
Комплексный переход подойдет бизнесу с оборотом более 10 тыс. документов в год. По этому сценарию удобно работать с внутренними документами и учетными системами компании, но длиться он может больше года. Фирме нужно проанализировать состояние бизнес-процессов и придумать свое решение по введению ЭДО. Например, разработать программное обеспечение для обмена документами между сотрудниками.
