Табель учета рабочего времени — 2025
. Как правильно заполнять, образец
Табель учета рабочего времени — это не формальность, а важный инструмент для ведения кадрового учета. Он помогает фиксировать рабочие часы сотрудников, корректно рассчитывать зарплаты и контролировать соблюдение трудового законодательства. Ошибки в его заполнении могут привести к штрафам. РБК Life разбирает, как вести табель и какую форму стоит выбрать.
Содержание
Что такое табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это официальный документ, который регистрирует количество часов, отработанных сотрудниками [1]. Его используют для расчета заработной платы, больничных, отпускных и прочих выплат [2].
В Трудовом кодексе России прописано, что ведение табеля является обязательным. За нарушения работодателя могут привлечь к ответственности [3]. Если табель отсутствует или в нем есть ошибки, выписывают штраф:
- для должностных лиц или ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- для компаний — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
При повторном нарушении:
- для должностных лиц или ИП — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или запрет занимать определенные должности до трех лет;
- для компаний — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.
Кто обязан вести табель
Ведение табеля — обязательная процедура, но Трудовой кодекс не устанавливает, кто именно должен этим заниматься. Обычно обязанности распределяют следующим образом:
- в крупных компаниях — кадровая служба, бухгалтерия или специально назначенные сотрудники;
- в малом бизнесе — руководитель или доверенный сотрудник, например офис-менеджер;
- в организациях с гибким графиком учет может вести сам работник через цифровую систему.
Обязанность по заполнению табеля следует прописать в должностных инструкциях или в локальных нормативных актах, чтобы избежать разногласий при проверке [4].
В Трудовом кодексе не установлено, кто из сотрудников обязан вести табель учета рабочего времени
Чем табель отличается от графика смен
Речь идет о разных документах
- График смен — это план, в котором указывают даты и время выхода сотрудников на работу. Его составляют заранее, в него легко внести корректировки.
- Табель учета рабочего времени — это отчетный документ, фиксирующий фактически отработанные часы. Все изменения нужно вносить и подтверждать подписью, по общему правилу документ хранят не менее пяти лет [5].
Разберем на примере. Александр работает в кофейне. Владелец заведения разрешил самостоятельно контролировать порядок смен. Для этого рядом с кассой лежит специальная тетрадь, в которую все записывают карандашом. Если у кого-то неотложные дела, можно договориться с другим бариста и изменить график. При этом табель учета рабочего времени владелец ведет отдельно. Он отмечает, кто работал по факту, и хранит документы у себя.
Формы табеля учета рабочего времени
Утверждены две основные формы — Т-12 и Т-13 [6], [7]. Однако работодатели вправе использовать и другие, если они соответствуют требованиям законодательства.
- Форма Т-12: первый раздел фиксирует рабочее время, а второй используют для подсчета зарплаты. Чаще применяют при ручном ведении учета.
- Форма Т-13 разработана для автоматизированного учета. Ее используют в таких программах, как 1С, СБИС, а также в Google-таблицах или Excel. При стандартном графике форму заполняют раз в месяц, при сменном — ежедневно. Если организация использует электронный документооборот (ЭДО), табель можно подписывать онлайн с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) [8].
Обозначения в табеле учета рабочего времени
Основные обозначения кодов, которые используют при заполнении:
- Я — явка (обычный рабочий день);
- ОТ — основной оплачиваемый отпуск;
- ОВ — отсутствие по уважительной причине;
- РВ — работа в выходные и праздничные дни;
- С — сверхурочная работа;
- К — командировка;
- Б — болезнь [9].
Работодатель вправе дополнительно вводить свои коды, если их утвердили внутренними нормативными актами.
Образец табеля учета рабочего времени
Используйте форму для правильного оформления табеля.
Пример табеля учета рабочего времени
Как заполнить табель учета рабочего времени
- Внесите всех сотрудников. Учитывают данные штатных работников, удаленных сотрудников и внешних совместителей. Укажите Ф. И. О., точные должности.
- Заполняйте табель ежедневно или в конце месяца. Способа учета два. Первый — сплошной: указывают все явки и пропуски. Второй — выборочный: учитывают исключительно отклонения от графика.
- Используйте специальные коды. Применяйте обозначения формы Т-12 или сокращения, утвержденные внутренним приказом компании.
- Подсчитайте общее количество рабочих часов. Учитывайте переработки и ночные смены.
- Подпишите документ. В конце табель подписывает руководитель или ответственный сотрудник. Документ передают в бухгалтерию для дальнейшего использования и хранения.
Разберем на примере. Компания «Дельта» ведет табель по форме Т-13. Руководитель отдела ежедневно вносит информацию о посещаемости сотрудников через 1С. Так получилось, что в один из дней менеджер Ольга не явилась на работу. Заранее она никого не предупредила и на звонки не отвечала. Руководитель отметил это как пропуск. Оказалось, что Ольга попала на экстренную операцию и из-за этого не могла выйти на связь. Как только руководитель получил медицинскую справку в качестве подтверждения, в табель внесли изменения.
