Как написать заявление на отпуск. Образцы и комментарии экспертов
. Какие документы могут понадобиться и как законно изменить даты отдыха
Отпуск может потребоваться не только для отдыха, но и «по личным и семейным обстоятельствам»: для свадьбы, ухода за больным родственником, учебы и даже последующего увольнения. РБК Life выяснил, когда лучше подавать заявление на отпуск, что в нем писать и в каких случаях нужно доказывать работодателю право на нерабочие дни.
Как написать заявление на отпуск
В большинстве компаний есть бланки для заявлений, в том числе и для заявления на отпуск. Проще всего распечатать его, заполнить недостающие данные и отнести в отдел кадров. У заявления на отпуск (как и объяснительной, служебной записки или докладной) нет унифицированных, утвержденных законом правил заполнения. Написать его можно от руки или на компьютере, желательно придерживаться официально-делового стиля и общепринятых правил языка.
Что нужно указать в заявлении на отпуск:
- Шапка документа. Кому адресовано заявление (должность руководителя и Ф. И. О. , от кого поступает документ (должность сотрудника и Ф. И. О.).
- Суть заявления. Указывается вид отпуска (ежегодный, по беременности и родам и так далее), дата начала отпуска, количество дней для отдыха.
- Дата написания.
- Ф. И. О. и подпись сотрудника.
В зависимости от правил, установленных в компании, заявление на отпуск можно подать лично в отдел кадров или дистанционно в электронном виде — например, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как именно нужно подать заявление на отпуск, лучше уточнить по месту работы.
Заявление на оплачиваемый отпуск
По статье 123 ТК РФ работодатель обязан за две недели до нового года установить очередность оплачиваемых отпусков сотрудников [1]. Обычно работники высказывают пожелания по датам вышестоящему руководителю, а тот, в свою очередь, передает информацию выше. По мнению специалистов Минтруда, Трудовой кодекс не обязывает работодателя знакомить сотрудников с графиком отпусков [2]. Однако обычно список после составления и до утверждения корректируют, следят, чтобы не было пересечений у ключевых работников. Так что у сотрудников есть возможность ознакомиться с ним заранее.
Работодатель обязан под подпись известить сотрудника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала [1]. По Трудовому кодексу именно компания должна отправлять работников в ежегодный оплачиваемый отпуск (то есть составлять приказ, извещение для работника). Писать заявление на этот тип отпуска сотруднику не нужно. Считается, что именно утвержденный график отпусков является документом, по которому работодатель знает, когда и кого отправлять на отдых.
Однако на практике во многих компаниях просят за две недели до начала отпуска написать заявление по форме: Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск с [дата] на [количество] календарных дней.
Образец заявления на оплачиваемый отпуск
Если работодатель, после утверждения графика отпусков просит вас подать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, проще всего не спорить и написать его. Но если вы считаете, что таким образом нарушают ваши права, можно обратиться в орган Роструда — государственную инспекцию труда или даже в суд.
Заявление на дополнительный отпуск
Сотрудники, которые работают во вредных условиях труда второй, третьей или четвертой степени либо в опасных условиях труда (например, спасатели, врачи, диагностирующие и лечащие ВИЧ-инфицированных), имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск [3]. Точное количество дней отпуска будет зависеть от должности и стажа работника.
Также на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют право некоторые сотрудники с инвалидностью по здоровью.
«Инвалиды II и III группы имеют право на два дополнительных отпускных дня — 30 вместо 28, а также на неоплачиваемый отпуск до 60 дней. Для получения дополнительных дней потребуется подтверждение инвалидности».
Дополнительный оплачиваемый отпуск можно соединить с основным и отдыхать дольше, а можно взять отдельно. Если сотрудник хочет взять дополнительный отпуск вне графика, то нужно написать заявление.
Образец заявления о дополнительном отпуске
Заявление на отпуск за свой счет
По Трудовому кодексу России работодатель на основании письменного заявления работника обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты:
- работающим людям с инвалидностью (60 дней);
- героям Социалистического Труда, героям труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы (до трех недель);
- ветеранам боевых действий, награжденным знаком «Жителю блокадного Ленинграда», работавшим в период войны на объектах противовоздушной обороны и других (до 35 дней в год);
- работающим пенсионерам по возрасту (14 дней);
- родителям и супругам военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы или вследствие заболевания, связанного с прохождением службы (14 дней);
- народным дружинникам и внештатным сотрудникам полиции по месту официальной работы (10 дней) [4];
- работникам, допущенным к вступительным испытаниям, проходящим государственную аккредитацию (от 10 дней до 2 месяцев);
- работнику, который вступает в брак, у которого родился ребенок или умер близкий родственник (5 дней) [5].
«Отпуск без сохранения заработной платы должен быть предоставлен в обязательном порядке некоторым категориям работников по заявлению, например — работающие пенсионеры, работающие инвалиды, в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников, родители и супруги погибших военнослужащих и некоторых других структур, погибших при исполнении служебных обязанностей. Чтобы получить такой отпуск без сохранения зарплаты, нужно предоставить подтверждающие документы».
Кроме вышеперечисленных категорий сотрудников, работодатель на основании коллективного договора может предоставить отпуск за свой счет:
- работникам с двумя и более детьми до 14 лет;
- работникам, воспитывающим ребенка-инвалида до 18 лет;
- одинокой матери или отцу с ребенком до 14 лет;
- работнику, ухаживающему за членом семьи, который является инвалидом I группы [6].
Имеет ли сотрудник право на отпуск за свой счет по ТК РФ или коллективному договору — в любом случае он должен написать заявление и обязательно указать причину, например в связи с бракосочетанием. В некоторых случаях потребуются дополнительные документы, какие именно, уточняйте в отделе кадров.
Образец заявления на отпуск за свой счет
Заявление на отпуск с последующим увольнением
Заявление на отпуск (не менее двух недель) с последующим увольнением избавляет сотрудника от положенной законом «отработки» перед увольнением. Иногда так делают, если не хотят работать и готовы потерять компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.
Образец заявления на отпуск с последующим увольнением
Заявление на отпуск по беременности и родам
Отпуск по беременности и родам предоставляется только будущей маме на основании листа нетрудоспособности (больничного). Его оформляет поликлиника с 28 недель при многоплодной беременности и с 30 недель при обычной. С января 2022 года больничный оформляется только в электронном виде. То есть сотруднице достаточно написать заявление на отпуск по беременности и родам, а листок нетрудоспособности приносить не нужно — работодатель сам запросит его.
«Отпуск по беременности и родам предоставляется в сроки, определенные листком нетрудоспособности. Поскольку законом не установлен точный момент, когда работница после оформления больничного должна подать заявление, уйти в отпуск можно позже даты, указанной в листке нетрудоспособности. Имея листок нетрудоспособности, женщина может продолжать ходить на работу и уйти в отпуск только спустя некоторое время».
Заявление на отпуск по уходу за ребенком
Отпуск по уходу за ребенком нужно оформить не позднее последнего дня отпуска по беременности и родам. Для этого сотрудник пишет заявление на имя работодателя.
Также есть возможность взять отпуск в связи с усыновлением. Для этого случая понадобится копия решения суда об усыновлении. Если ребенок усыновлен парой, то необходимо предоставить справку с места работы второго супруга о том, что он не использует этот отпуск.
Какие документы приложить к заявлению на отпуск
ТК РФ предусматривает около 20 различных видов отпуска. Каждый из них требует определенных заявлений и документов. Дополнительные документы обычно нужны, чтобы подтвердить право работника на дополнительный отпуск с сохранением зарплаты, на отпуск за свой счет или на отпуск в удобное время.
- Ежегодный оплачиваемый отпуск — дополнительные документы не нужны. Но если у сотрудника есть право на дополнительные оплачиваемые дни — нужно подтверждение. Например, человеку с инвалидностью (II или III группа) — справка об инвалидности.
- Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) — документы нужны в зависимости от ситуации (вызов из учебного заведения, военный билет, свидетельство о рождении ребенка), чтобы работодатель мог проверить, попадает ли сотрудник в категорию тех, кому нельзя отказать в предоставлении отпуска за свой счет.
- Отпуск по беременности — листок нетрудоспособности (больничный), который оформляет медицинское учреждение (140, 156 или 194 дней в зависимости от состояния будущей мамы). С 2022-го оформляется только в электронном виде.
- Отпуск по уходу за ребенком — свидетельство о рождении ребенка и при необходимости заявление о замене календарных лет для расчета размера пособия. Справку от второго родителя о том, что он не находится в таком отпуске.
«Ситуации, в которых работодатель может запросить дополнительные документы, регламентированы федеральным законодательством, а также надзорными и контролирующими органами, например, Социальным фондом России. Многие государственные органы уже перешли на электронный документооборот, поэтому большинство документов доступны в электронном виде».
Сроки подачи заявления на отпуск
Специалисты Роструда советуют подавать заявление на отпуск не позднее чем за три дня до его начала [7].
Закон не определяет сроки подачи заявления на отпуск, соответственно, работник вправе это сделать в любой момент. Однако работодателю необходимо за три дня до начала отпуска выплатить сотруднику отпускные (если они положены), в противном случае его могут оштрафовать. Из-за этого сроки написания заявлений часто установлены в локальных нормативных актах. Например, некоторые работодатели просят писать заявление на отпуск за две недели (в ТК РФ это правило не закреплено).
«Если сотрудник ушел в отпуск без подачи заявления и получения согласия, даже в случае, когда работодатель был обязан предоставить отпуск, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул».
Как написать заявление о переносе отпуска
Если работник указал в графике отпусков одни даты, но ему нужно уйти на отдых раньше или позже, можно договориться с работодателем о переносе.
«Хотя в ТК РФ прямо не предусмотрена возможность переноса отпуска по соглашению сторон, такого запрета нет. Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он может попросить об этом работодателя. При этом работодатель не обязан соглашаться и вправе отказать».
При этом в ТК РФ закреплено право на перенос отпуска в следующих случаях:
- Сотруднику не выплатили в установленные сроки отпускные.
- Работодатель не предупредил сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска за две недели.
- Сотрудник на момент отпуска временно нетрудоспособен (заболел, получил травму).
- Во время планируемого отпуска сотрудник выполнял государственные обязанности (был присяжным в суде, проходил военные сборы).
- В других случаях, которые предусмотрены ТК РФ или локальными нормативными актами [8].
Заявление о переносе отпуска нужно написать при несвоевременной выплате отпускных или отсутствии от работодателя предупреждения о ежегодном оплачиваемом отпуске за две недели. Подать его нужно до того, как за него выплатили отпускные (их начисляют за три дня до отпуска). Заявление заполняют по общим правилам. В нем нужно указать причину, количество переносимых дней и даты желаемого периода отдыха.
Написать заявление нужно до выплаты отпускных за отпуск, который планируете перенести. Лучше всего — в день получения уведомления от работодателя о предстоящем отпуске по графику. Если отпускные уже начислили, перенести даты отдыха можно только по причине болезни сотрудника. В таком случае обязательно оформление в поликлинике листка нетрудоспособности (больничного).
