Что такое диаграмма Ганта
. Что она показывает, для чего нужна и как ее построить
Диаграмма Ганта — это линейчатая диаграмма, показывающая графики работ в рамках проекта. Она позволяет правильно распределить нагрузку, поставить сроки выполнения задач. РБК Life рассказывает, в каких случаях диаграмма Ганта окажется полезной и как ее составить разными способами.
Содержание
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это график для планирования и управления проектами. С ее помощью можно составить перечень задач и проследить за их выполнением, визуализировать запланированные работы в определенном промежутке времени [1].
График назвали в честь его автора, инженера-механика из США Генри Ганта. Разработанная им в 1910-х годах диаграмма оказалась полезным инструментом в сфере управления производством. Ее использовали во время строительства плотины Гувера на реке Колорадо и создания системы автомагистралей между американскими штатами [2].
Диаграмма показывает поставленные задачи и время, отведенное на их выполнение. Она может состоять из следующих элементов.
- Список задач. Перечень действий, которые предстоит реализовать в ходе проекта. Задачи указывают в левой части диаграммы.
- Временная шкала. На шкале времени в правой части диаграммы отмечают длительность выполнения той или иной задачи.
- Сроки. Даты начала и окончания задач. Их располагают на графике перед временной шкалой.
- Ответственные. Фамилии сотрудников, курирующих выполнение различных действий.
- Вехи. Значимые события проекта. Вехи не бывают длительными. Это точки, которыми отмечают важные этапы работ, например завершение крупной задачи.
- Зависимости. Стрелки, которые показывают взаимосвязь между работами. С их помощью становится понятно, какую задачу необходимо выполнить для того, чтобы перейти к следующей.
Для чего нужна диаграмма Ганта и где ее используют
Диаграмма Ганта нужна для составления графика работ и контроля их реализации. Она помогает спланировать этапы проектов.
Диаграмму Ганта используют в строительстве и недвижимости, маркетинге, разработке программного обеспечения, торговле, финансах.
Плюсы и минусы диаграммы Ганта
Плюсы
- Упорядочивание действий. Представленная на диаграмме последовательность выполнения работ позволяет синхронизировать действия ответственных сотрудников.
- Контроль нагрузки. При помощи диаграммы Ганта можно разделить нагрузку между сотрудниками еще во время планирования проекта.
- Повышение эффективности работ. Если на этапе контроля выяснится, что кто-то из сотрудников не справляется с задачей в поставленные сроки, можно перераспределить ресурсы.
- Наглядность выполнения работ. Поскольку диаграмма показывает порядок и сроки реализации задач, планирование в рамках проекта становится проще.
Минусы
- Сложность построения. Составление диаграммы Ганта может оказаться трудным для новичков: придется выполнить целую цепочку действий. Способы создания графика в разных программах и сервисах различаются.
- Сложность обновления. При необходимости изменения любых параметров в процессе работы придется переделывать весь график.
- Не подходит для крупных проектов. В теории диаграмму можно использовать при большом количестве задач, но, если указать на графике все действия, дедлайны и зависимости, в нем будет трудно разобраться.
Как построить диаграмму Ганта
Перед созданием диаграммы Ганта необходимо подготовить данные, которые вы отобразите в диаграмме. Для этого нужно:
- составить список действий;
- поставить сроки выполнения задач;
- отметить взаимосвязи между действиями;
- определить ключевые точки проекта;
- назначить ответственных сотрудников.
В Excel
Благодаря удобному и понятному для пользователя интерфейсу создать диаграмму Ганта в Excel несложно, однако в программе не удастся указать зависимости и вехи.
- На листе Excel создайте таблицу с данными, которые вы отобразите на диаграмме. В качестве примера мы приводим таблицу с этапами и сроками издания книги. Она содержит информацию о задачах проекта, времени начала и окончания работ, а также их длительности. При необходимости можно добавить столбец с ответственными сотрудниками. Чтобы заполнить столбец с длительностью работ, необходимо по формуле вычесть из даты окончания работ дату начала.
- Левой кнопкой мыши выделите столбец с датами начала работ. Откройте меню «Вставка» в верхней части экрана и выберите линейчатую диаграмму с накоплением. На странице появится заготовка для будущей диаграммы Ганта.
- Дважды кликнув по заголовку диаграммы, отредактируйте его. Чтобы добавить на график названия задач, щелкните по нему правой кнопкой мыши и кликните «Выбрать данные».
- В появившемся окне найдите столбец «Подписи горизонтальной оси (категории)» и нажмите «Изменить».
- Отобразится окно «Подписи оси». Левой кнопкой мыши выделите ячейки в таблице с названиями этапов работ и нажмите «ОК». Если даты стали сливаться друг с другом, растяните диаграмму по ширине.
- Задачи отобразились на графике в обратной последовательности. Чтобы исправить это, щелкните правой кнопкой мыши по области с названиями работ и нажмите «Формат оси». В открывшемся справа меню поставьте галочку рядом с пунктом «Обратный порядок категорий».
- Чтобы добавить на диаграмму длительность задач, снова щелкните по ней правой кнопкой мыши и нажмите «Выбрать данные». Кликните «Добавить» в поле «Элементы легенды (ряды)».
- В отобразившемся окне вбейте слово «Продолжительность» в графу «Имя ряда». Удалите все символы из поля «Значения». Оставив в нем курсор, выделите в таблице ячейки с продолжительностью задач и нажмите «ОК».
- На данный момент синие полоски диаграммы отображают данные некорректно. Чтобы исправить это, щелкните правой кнопкой мыши по одному из таких отрезков и выберите пункт «Формат ряда данных». Во всплывающем меню кликните «Нет заливки» в разделе «Заливка» и «Нет линий» в разделе «Граница».
- Чтобы начало графика совпадало с датой начала работ, правой кнопкой мыши щелкните по ячейке с первой датой в таблице и нажмите «Формат ячеек». Во вкладке «Число» выберите формат «Общий» и запомните число, которое появится в графе «Образец». В данном случае это 45672. Закройте окно, не сохраняя изменений и нажав «Отмена».
- Правой кнопкой мыши щелкните на область диаграммы с датами. Выберите пункт «Формат оси». В параметрах оси в графу «Минимум» вбейте число из предыдущего пункта — 45672.Теперь начало графика соответствует дате начала работ.
- При необходимости пробелы между линиями диаграммы можно сократить. Для этого кликните по одному из отрезков правой кнопкой мыши и нажмите «Формат ряда данных». Уменьшите значение в пункте «Боковой зазор» до оптимального.
- Чтобы подписать ответственных за этапы, нажмите правой кнопкой мыши по любому оранжевому отрезку диаграммы и выберите «Добавить подписи данных». На линиях появятся значения с продолжительностью задач. Теперь их нужно заменить фамилиями ответственных сотрудников.
- Снова щелкните правой кнопкой мыши по оранжевой линии и выберите «Формат подписей данных». В параметрах поставьте галочку рядом с пунктом «значения из ячеек». Выберите в таблице диапазон с фамилиями сотрудников и нажмите «ОК». Уберите галочку из окошка рядом с пунктом «значение», чтобы удалить из подписи числа с длительностью этапов.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
В Google Таблицах
Построить диаграмму Ганта в Google-таблицах можно еще быстрее, чем в Excel. Правда, здесь также не отобразятся зависимости и вехи.
- Создайте таблицу с данными для отображения на диаграмме. В ней должны быть столбцы с задачами, началом, окончанием и длительностью работ, а также числом дней, прошедших от начала работ. Чтобы заполнить столбец с последним значением, потребуется формула «=ЦЕЛОЕ (C2) -ЦЕЛОЕ ($C$2) +1», где «C2» — ячейка с первой датой начала работ.
- Зажав клавишу Ctrl, выделите столбцы с названием работ, их длительностью и днем от начала. Разверните меню «Вставка» в верхней части экрана и выберите пункт «Диаграмма». На странице по умолчанию появится столбчатая диаграмма. В открывшемся справа редакторе измените тип на линейчатую с накоплением.
- Чтобы диаграмма отображала только длительность задач, дважды щелкните левой кнопкой мыши по синим линиям. Откроется окно для редактирования. Измените цвета заливки и линии на белый. На графике будет видна только продолжительность задач, отмеченная красным цветом.
- При необходимости в диаграмму можно внести изменения. Например, если сдвинулись сроки конкретного этапа, нужно отредактировать данные в соответствующей ячейке в таблице. Диаграмма автоматически изменится.
Как создать диаграмму Ганта в Google Таблицах
В PowerPoint
В PowerPoint можно создать таблицу, приближенную к диаграмме Ганта. Сделать ее довольно легко, однако обновлять такой график при необходимости придется вручную.
- Разверните вкладку «Вставка» в верхней части экрана. Нажмите на стрелку под значком «Таблица» и создайте таблицу нужного размера.
- Растяните таблицу на весь экран. Во вкладке «Конструктор таблиц» можно изменить параметры: убрать заливку цветом и прочертить границы.
- В левом столбце укажите названия работ. В меню «Вставка» выберите пункт «Надпись». Зажав левую кнопку мыши, растяните поле для надписи над таблицей. Пропишите в нем ключевые даты проекта.
- Перейдите во вкладку «Фигуры». Кликните по нужному варианту (в данном случае это прямоугольник со скругленными углами) и левой кнопкой мыши растяните фигуры на графике в соответствии с продолжительностью каждой из задач.
- При необходимости измените цвет прямоугольников, их контур и эффект во вкладке «Формат фигуры».
Как построить диаграмму Ганта в PowerPoint
В GanttPRO
GanttPRO — онлайн-сервис для построения диаграмм Ганта. Он обладает наибольшим функционалом по сравнению с другими программами. Сервис платный, но можно воспользоваться 14-дневной пробной версией.
- Зарегистрируйтесь на сайте GanttPRO, нажав на кнопку «Начать бесплатно».
- В конце регистрации сервис предложит дать имя проекту. Введите название в соответствующее поле и нажмите «Создать проект».
- Напишите названия задач и нажмите кнопку «Продолжить».
- Диаграмма Ганта готова. В поле слева можно добавлять на график вехи — они появляются в виде лилового ромба — и задачи. Стрелками на диаграмме указаны связи между действиями. Чтобы добавить новую зависимость, нужно щелкнуть по задаче в графике и провести стрелку от кружков слева или справа. Каждую задачу можно также растянуть во времени.
- Во вкладке «Календарь» можно назначать исполнителей задач и отслеживать ход реализации проекта в режиме реального времени.
Как создать диаграмму Ганта в онлайн-сервисе GanttPRO
