Где хранить пароли, ссылки и документы. Список полезных приложений
. Он значительно упростит жизньПоявился список полезных приложений для хранения паролей и документов
Зачастую мы храним личные данные — пароли, рецепты и инструкции — где придется: в виде стикеров на холодильнике, в заметках в смартфоне или «Избранном» в мессенджере. Однако есть куда более удобные и надежные способы аккумулировать данные в одном месте — их уже вовсю используют компании, и ничто не мешает интегрировать эти сервисы в персональную жизнь.
Еще несколько лет назад человек потреблял примерно 34 Гб текстовой, визуальной и звуковой информации в день, и с развитием соцсетей и появлением новых платформ это количество только растет. Наш мозг не рассчитан на хранение такого объема данных, и бизнес уже придумал, что с этим делать.
Крупные компании еще в 1990-х перешли на системный и осознанный подход к управлению знаниями. Для этого были придуманы удобные решения, которые помогают каждому сотруднику не тратить рабочее время на поиск доступов или того самого стикера с идеей, а значит, работать эффективнее. Мы можем поучиться у бизнеса и внедрить полезные практики в жизнь — такие понятия, как общий диск, бэклог идей, база знаний вполне применимы в быту. А чтобы сделать организацию удобнее, можно следовать нескольким бизнес-правилам.
Правило 1. Хранить все пароли в одном пространстве
Поиск доступов может отнимать много времени и сил. Чтобы этого избежать, выберите специальный менеджер-приложение, перенесите туда все свои пароли, а также возьмите за правило сохранять в приложении каждый новый пароль.
Какие приложения подойдут
LastPass — сервис в виде расширения для браузера. Часть функций доступна бесплатно: хранение паролей для одного пользователя и на одном устройстве. Платная подписка начинается от €3 в месяц.
Плюсы:
- быстрая регистрация — вы не словите паническую атаку от количества заполняемых полей;
- простой интерфейс;
- есть возможность сохранять не только пароли, но и секретные заметки, банковские данные;
- позволяет генерировать сложные пароли.
Минусы:
- LastPass хранит данные в облачном сервисе. Это увеличивает риск утечки данных при взломе сервиса;
- приложение не поддерживает русский язык.
Dashlane — самый популярный менеджер паролей, которым пользуются более 14 млн человек во всем мире. Работает по принципу подписки, стоимость которой начинается от $2 в месяц.
Плюсы:
- Dashlane постоянно сканирует даркнет и сообщает, если ваши данные утекли в сеть, или адрес электронной почты взломан;
- кроме паролей, может хранить личные данные и банковские реквизиты;
- можно пользоваться бесплатно на одном устройстве, для большего количества нужна подписка.
Минусы:
- не все функции Dashlane одинаково доступны в веб-приложении и мобильном;
- приложение не поддерживает русский язык.
Kaspersky Password Manager — приложение от российского разработчика. Стоимость учетной записи на один год начинается от 900 руб.
Плюсы:
- нет риска, что ваши пароли затеряются из-за ухода продукта из страны;
- данные в приложении можно разложить по категориям: соцсети, банковские карты, почта;
- можно генерировать сложные пароли;
- позволяет хранить бесплатно 15 записей, для большего количества нужно оплатить учетную запись.
Минусы:
- нет возможности делиться учетными данными для входа в систему с семьей или коллегами.
Правило 2. Хранить все документы в одном пространстве
Рабочие записи встреч, расшифровки материалов, митинг-репорты или регламенты важно хранить в одном месте. Это же правило касается персональной жизни: для хранения документов в бумажном виде — будь то паспорт или СНИЛС — стоит купить, например, папку-органайзер, а в онлайне такой папкой может быть приложение или сервис. Вносите туда гарантийные талоны или выписки рецептов от врачей — если они были выданы в печатном виде, то отсканировать их также поможет специальное приложение.
Какие приложения подойдут
Calculator# Hide Photos Videos —приложение для хранения данных, которое маскируется под калькулятор, чтобы хакеры или просто любопытные люди не могли его обнаружить. Часть функций доступна бесплатно, полный пакет стоит $5 в месяц.
Плюсы:
- удобная маскировка от любопытных глаз;
- внутри доступно восемь папок для хранения: браузер, архив фото, контакты, задачи, кошелек, диктофон, пароли, сканы;
- есть возможность автоматического удаления файлов спустя установленное время.
Минусы:
- приложение не поддерживает русский язык.
InCalc Photos —приложение для хранения личных фотографий и видео под паролем. Большинство функций доступно бесплатно. Pro-подписка начинается от 229 руб. в месяц. С ней вы можете хранить данные на стороннем облаке, отключить рекламу и передавать информацию по Wi-Fi.
Плюсы:
- интуитивно понятный интерфейс;
- есть несколько вариантов маскировки — смена иконки, введение ложного пароля, настройка взлом-тревоги;
- может частично работать без доступа в интернет.
Минусы:
- в бесплатной подписке приложение хранит данные на своем облаке, что небезопасно при взломах.
Google Drive, «Яндекс.Диск» — облачные хранилища, доступные как в десктопной, так и мобильной версиях. Большинство функций бесплатные. Для увеличения объема данных для хранения нужно оплатить подписку. У Google она стоит от 139 руб. в месяц, у «Яндекса» — от 199 руб. в месяц.
Плюсы:
- удобно переносить любые документы, фотографии и видео;
- доступ к отдельным файлам и папкам или всему диску можно предоставить друзьям или членам семьи;
- «Яндекс.Диск» — российский сервис, который меньше подвержен зарубежным санкциям.
Минусы:
- оба продукта используют облачные решения. Это увеличивает риск утечки данных при взломе сервиса.
Правило 3. Хранить идеи и полезные ссылки в бэклоге
Для ИТ-команд бэклог — это хранилище для идей, которое используется при планировании нового этапа разработки. Для личных целей можно завести аналог бэклога и сохранить в нем полезную информацию: рецепт тыквенного пирога, скриншот продуктовой корзины, видео на YouTube, идею, которая пришла перед сном.
Какие приложения подойдут
Evernote — полноценная экосистема из веб-сервиса, мобильного и десктопного приложений. Часть функций доступна бесплатно, например 60 Мб для нового контента каждый месяц и 25 Мб максимального размера заметки. Платная подписка начинается от 250 руб. в месяц.
Плюсы:
- удобная сортировка ссылок по блокнотам;
- можно делиться ссылками на сохраненные статьи с другими пользователями;
- часть функций доступна бесплатно.
Минусы:
- в сервисе сложно настроить организацию заметок. Он поддерживает только два уровня вложений. Без этого важная информация может теряться, а подборки в формате «5 книг про тайм-менеджмент» — лежать мертвым грузом.
- занимает много памяти телефона;
- версии для Android и iPhone имеют разный функционал.
Pocket —бесплатное русскоязычное приложение для хранения статей, видео, фото, которым по состоянию на 2022 год пользовались 40 млн человек.
Плюсы:
- приложение копирует веб-страницы, которые вы хотите сохранить, и преобразует их в очищенные от всего лишнего статьи;
- доступны встроенные в приложение материалы из разных источников;
- загруженные статьи можно читать офлайн.
Минусы:
- много рекламы;
- подвисающий интерфейс.
Notion — англоязычный сервис для работы с информацией, ее организации и использования. Весь контент в приложении состоит из блоков, которые можно двигать и трансформировать. Большинством функций можно пользоваться бесплатно. Стоимость расширенного доступа начинается от $4 в месяц.
Плюсы:
- с помощью Notion можно создавать практически любой контент: статьи, todo-листы, таблицы, календари, курсы, kanban-доски;
- быстрый импорт файлов — можно загрузить заметки из других сервисов и работать с ними;
- поддерживает интеграцию — в базу знаний можно добавлять посты из Twitter, онлайн-контент из GitHub, Miro, Figma или с «Google Диска».
Минусы:
- большое количество функций, а где-то даже их избыток, может напугать и запутать. Рекомендуем посмотреть готовые шаблоны для организации личной базы знаний;
- мобильная версия часто подвисает;
- бывают сложности при регистрации новых аккаунтов.
Правило 4. Заносить рабочие задачи в таск-трекеры
Специальные менеджеры для задач наглядно демонстрируют ход проекта — как рабочего, так и личного. С ними все участники процесса будут знать, чем каждый занимается сегодня, на этой неделе или в этом месяце. Новые задачи вносят в колонку To Do и по мере выполнения переносят в Doing, Review и Done.
Например, задачку «Поменять летнюю резину» или «Организовать день рождения» можно разбить на несколько подзадач, занести их в таск-трекер, назначить дедлайн и ответственных членов семьи.
Какие приложения подойдут
Trello — визуальный инструмент для управления любыми типами задач. Все необходимые для личного пользования функции доступны бесплатно.
Плюсы:
- интуитивно понятный, удобный интерфейс и большое количество гайдов, как организовать работу;
- можно работать через браузер или со смартфона.
Минусы:
- принадлежит австралийской компании Atlassian, которая частично ограничила доступ к сервису для пользователей из России и Белоруссии;
- есть сложности с регистрацией новых пользователей.
Todoist — веб-сервис и набор программного обеспечения для управления задачами. Таски можно удобно помещать в проекты, сортировать по фильтрам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать. На бесплатном тарифе доступно добавление до 150 задач в месяц, с подпиской за $4 в месяц лимит увеличивается до 300 задач.
Плюсы:
- можно работать через браузер или со смартфона;
- приложение допускает совместный доступ нескольких пользователей;
- сервис полностью доступен в России.
Минусы:
- нет встроенного календаря;
- могут быть проблемы в организации задач из-за того, что сервис поддерживает небольшое количество вложений;
- нет возможности ставить пароли к отдельным задачам при совместном пользовании аккаунтом.
Надо ли сохранять все
Может сложиться впечатление, что использование специальных сервисов отнимает много времени, учитывая количество данных, которые нужно систематизировать: контакты друзей, графики работы любимых заведений, фотографии и видео, идеи. Но в реальности, проделав эту работу лишь раз, дополнять приложение новыми данными будет легче и быстрее. Представьте, что вам не приходится постоянно восстанавливать доступ к «Госуслугам» или судорожно освобождать место в телефоне, которое закончилось в самый неподходящий момент. Браузер тем временем не будет завален сотней вкладок с «очень важными статьями, которые нужно прочитать». Вам нужно только поддерживать организованное пространство в порядке и запомнить единственный пароль — собственно для входа в хранилище данных.
